事前にメールで問い合わせ

以前ヘルシンキで同じことをして欲しかった際には事前に英語メールで「◯日朝○時に出発したいが朝食のテイクアウトできるか？」と問い合わせました。
「用意できる」と回答がありました。
実際は、フロント前の売店で好きなパン・サンドイッチ・ソフトドリンク・フルーツを勝手に取ってテイクアウトしても良いし、ロビーで食べても良いというものでした。（無料）

メールで問い合わせて、対応できないと返事があればそれまでですし、対応可能であれば当日そのコピーを見せれば良いのではないでしょうか。