通販で免税手続き項目があったのでしょうか？

対面なら書類を作成してくれますが、通販で免税って
あまり聞いたことがない。海外からの購入で、VATが差し引かれる
ことはあるし、アプリケーションでも、そのような対応はあります。
実際に書類も送られてきたのでしょうか？それがなければすでに
アウトだと思うのですが。

ネットで免税手続きができ、書類が手元にあれば。
ドイツはロシアとは国境を接して居らず、陸路はWarszawa経由でしょうから、
その夜行なるものが（D10でしょうか？）国境を越える時でしょう。