アメリカから帰国時の事例ですが、別送品は・・・

荷物のリスト(品名とおよその価格、海外で購入した全商品です)を作成します。
書類はコピーを取り(カーボン紙)、運送業者と自分が各一通を持ちます。

で、本人が日本へ帰国した際、別送品がある旨申告し、さらにリストは運送業者に渡します。

送られてきた荷物が税関を通る際に、運送業者と税関でリストを照合し、税関は禁止物品が無いかチェックし、OKであればめでたく通関。
運送業者が自宅まで配達して完了です。

私の事例が全てかどうかわかりませんが、通常お土産でも別送品は本人より後で届くものではないかと思います。
郵便局から送ると、品物リストもなく単に荷物が送られただけであれば税関は輸入品とみなした・・・そんなところでは無いでしょうか。

後一口は運送業者に委託されたほうが良いのではないでしょうか。

ご参考になれば・・・。