わかる範囲で・・・ですが

こんにちは。

ツアー(パック旅行、つまりは航空券+ホテル+添乗員もしくは現地係員の案内付)での旅行が近年専門になっている者です。

価格が安いツアーとか高いツアーとか関係なく、コース(ツアー)番号で全てが処理されているようです。
つまり、航空券の手配もホテルの手配も、その旅行内容の全てがです。
私も以前に、ホテル変更を願い出たとき、「今、手配を変更すると、この申し込み自体がキャンセルとなり、再度申し込みとなりますので、キャンセル料もかかるし、最悪の場合、その日に行けなくなります。」と言われ、初めてツアーの性質を知りました。
言い方が悪いかもしれませんが、
私(申込者)が主体ではなく、コース番号が主体なのです。
だから、航空券(飛行機の座席)も、私の名前で確保してあるのではなく、コース番号が頭についている私の名前で確保してあるのです。

よって、
>ホテルのグレードをむしろ下げるか、他のホテルにするなど対応をしてほしいといったのですが旅行会社はこの商品(ツアー)はもう決まってるものなのでホテルだけの変更はできませんとのこと
・・・というのは、仕方のないことです。
旅行会社の言い方が悪かったのだと思いますが、
daydream0214さんが、ホテルのグレードアップで申し込まれたコース番号では、このホテルと決まっているので、ホテル変更がきかないのです。

ただ、私には、ツアーで、利用する航空会社が複数ある場合や、ホテルも、同グレードのいづれかとある場合は、どのように決められるのかは、分かりません。

ホテルの工事については、様々な旅行会社のパンフレットを見ていると、期間の長い大掛かりな改装・改築工事の場合は記載されている場合があります。多分これはパンフレットの作成・校正時には、分かっている分だと思います。
>ホテルのどんな事情があろうと、旅行会社は責任を負わないのでしょうか
これも、パンフレットに、そのホテル確約で尚且つ条件付の場合(例えば、海の見える○回以上のスィートルーム)で、ホテルの工事内容がその記載条件に反するものであれば、旅行会社は、同ホテルでそれ以上のグレードの部屋への代替か、別のホテルへの変更をすると思います。
そのときの責任の取り方は、記載条件よりもグレードを上げて対処する方法のようです。

私もほかの方がおっしゃられているように、前もって知らせてくれただけ対応は悪くないかと思います。
それに、ツアーは、催行決定が大体出発の4週間～3週間前、最終日程表の送付が、10日～1週間前が普通です。