大学生ですよね

恐らく凄い謙遜なのでしょうが、大学入試に英語を課さないところはない
はずで、ビジネス文章や学術論文は無理としても、旅行用の英語は書ける
はずでしょう。便利な世の中で、少し検索すればひな形は見つかります。
そもそも返信メールは解読できたのですから。

英文のメールを書く練習も今のうちからしておいたほうが良いでしょう。
お礼または挨拶、要点だけ書いて、最後に結語(日本語で言う草々、敬具
かしこなどで、大抵はSincerelyが無難でくだけたBest regardsでも良い
でしょう)と自分の名前でおしまいです。

事務的でしかも相手は知らない人物なので、簡潔で良いのです。
一番簡単な方法は、相手の文章をまねることです。

でも他の方も勧めているように、平文テキストでのメールでの個人データ
は送るべきではないでしょう。理由はご存じだと思いますが、途中で不特定
多数のしかも悪意のある人物によって解読が可能だからです。この点で、
FAXが一番良いと思います。手紙同様に通信の機密保護が守られている(は
ず?)なので。

FAXでも間違って送ってしまったとか、ホテルに悪意を持った人間が居て、
カード番号を控え悪用する可能性はなきにしもあらずですが、そこまで
心配していたら何もできません。事故が怖いので旅行に行かないのと同じ。
というか、クレジットカードを使うこと自体が生活スタイルに合わないと
いうことになります。まだ学生さんなので、クレジットカードを使う機会
は少ないとは思いますが、今後の社会ではなくてはならぬもの。不正使用
されていないかしっかり監視するとともに、悪用されないようご自分で管理
する術も学んでください。